قانون پارکینسون یکی از قوانین شناخته شده در مدیریت زمان است که به ما کمک میکند تا بهتر و موثرتر بتوانیم از زمان و این دارایی ارزشمند خود استفاده کنیم. این قانون به ما ثابت میکند که می‌توانیم کارها را بسیار سریع‌تر از آنچه برای آن‌ها زمان در نظر می‌گیریم انجام دهیم.
تصور کنید که برای امتحان شما دو روز زمان در نظر گرفته شده است اما شما قادر بوده‌اید درس را در شش ساعت به پایان برسانید و نمره خوبی نیز کسب کنید. اگر فردی برای این امتحان هر ۲ روز را صرف درس خواندن کند مسلما زمان زیادی از دست داده است.
مدیریت زمان و کنترل آن یکی از مسائلی است که همه ما با آن درگیریم و به نوعی می‌خواهیم تا زمان خود را بهتر سپری کنیم تا بازده بیشتری داشته باشیم و کارهایمان به زمان دیگری منتقل نشود. در این مقاله به شما آموزش می‌دهیم که چگونه به هرکاری همان قدر که نیاز است زمان دهیم و مدیریت زمان داشته باشیم.
تعریف قانون پارکینسون
قانون پارکینسون در سال 1985 توسط سی نورتکوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) نویسنده و مورخ انگلیسی مطرح شد. این قانون بر اساس مشاهدات آقای پارکینسون درباره‌ی رفتارهای بدون هدف و بی‌مصرف مدیران شرکت‌ها و دستگاه‌های دولتی توسط افرادی که کار خود را به عنوان منابع انسانی موسوم به HR انجام می‌دادند، صورت گرفته است. به طور کلی، قانون پارکینسون به ما می‌گوید که وقتی برای انجام کاری فرصت بیشتری داریم، احتمالاً به اندازه بیشتری زمان می‌گذاریم تا آن کار را انجام دهیم، در حالی که اگر برای انجام آن کار مهلت کوتاه‌تری داشته باشیم، ممکن است به راحتی آن کار را انجام دهیم.
قانون پارکینسون به عنوان یک مفهوم مدیریت زمان در علوم مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد و با توجه به تعریف مختلف، می‌توان آن را برای افزایش بهره‌وری در محیط کار، تحصیلی و حتی زندگی شخصی به کار برد. قانون پارکینسون در مدیریت زمان به ما یادآوری میکند که وقتی برای انجام کاری بیشترین فرصت را داریم، در واقع احتمالاً به خودمان فرصت بیشتری می‌دهیم تا آن کار را انجام دهیم. بنابراین می‌توان از این قانون برای بهبود بهره‌وری خود استفاده کرد.
برای مثال، در حالت عادی شما ممکن است برای انجام یک کار سه روز زمان داشته باشید و احتمالاً برای انجام آن به مدت سه روز نیز زمان می‌گذارید. اما اگر مهلت انجام آن کار را به یک روز کوتاه کنید، احتمالاً قبل از آنکه مهلت به پایان برسد، کار را انجام خواهید داد. بنابراین، برای بهبود بهره‌وری خود در کار و زندگی، می‌توانید با تعیین مهلت‌های کوتاه مدت برای انجام کارهای خود، به سرعت و با دقت کارهایتان را انجام دهید.
همچنین، قانون پارکینسون در مدیریت زمان به ما یادآوری میکند که هرگز نباید منابع بیشتری را برای یک کار مصرف کنیم تنها به دلیل اینکه آن منابع در دسترس است. برای مثال، اگر شما یک پروژه را با ۵ نفر در حال اجرا دارید و یک فرد جدید به تیم اضافه شود، احتمالاً با این حس که شما دارید منابع بیشتری دارید، برای این فرد کار بیشتری بگذارید، در حالی که این ممکن است باعث کمبود منابع برای بقیه اعضای تیم شود. در نتیجه، به جای استفاده از منابع جدید، بهبود عملکرد کارکنان فعلی خود را بررسی کنید و آن‌ها را تقویت کنید.
با توجه به اینکه قانون پارکینسون در مدیریت زمان به ما یادآوری میکند که نباید منابع بیشتری را برای یک کار مصرف کنیم، می‌توان از این قانون در مدیریت مالی نیز استفاده کرد. به عنوان مثال، هرگز نباید بیشتر از آن چیزی را خریداری کنید که در واقع برای شما لازم نیست، فقط به دلیل اینکه پول بیشتری در اختیار دارید.
قانون پارکینسون در زندگی روزمره
تصور کنید که قصد دارید به سفر بروید و باید مقدمات سفر را در مدت زمانی کوتاه تدارک دیده و مهیای سفر شوید. در حالت عادی اگر می‌خواستید برای چنین سفری با دوره برنامه ریزی کنید، ممکن بود چند روز زمان صرف کنید ولی حالا که زمان‌تان فشرده شده و مجبور هستید که سریع آماده شوید، مجبورید همان کارها را با سرعت بیشتری به انجام برسانید.
ما معمولا در حالت عادی با حوصله و سر فرصت مهیای سفر می‌شویم و بعضا زمان زیادی را نیز به هدر می‌دهیم. اما وقتی در فورس زمانی هستیم، مجبوریم کارها را الویت بندی کرده، برای لحظه به لحظه زمان برنامه داشته باشیم و همه چیز را با دقت تحت نظر داشته باشیم و تا زمان به هدر نرود.
وقتی در تنگنای زمانی قرار داریم ذهنمان حتی فعال‌تر از قبل اید‌ه‌های جدیدی می‌دهد و خلاقیت‌های ما مجال بروز پیدا می‌کنند. در چنین حالت‌های قانون پارکینسون صدق می‌کنند.
برای همه ما چنین حالت‌ها و چنین وضعیت‌هایی پیش آمده است و خیلی هم دور از ذهن نیست. مثلا برای خواندن دروس مدرسه و دانشگاه، ماه‌ها زمان داشته‌ایم ولی دو شب مانده به تاریخ آزمون کاری را انجام می‌دهیم که در حالت عادی چندین ماه طول می‌کشید.
قانون پارکینسون در کنکور و مطالعه
درس خواندن در شب امتحان را به خاطر دارید؟ خب این بهترین و واضح‌ترین نمونه از قانون پارکینسون است! مثلا اگر برای یک امتحان ۳ روز وقت داشته باشیم، چه کار می‌کنیم؟ آیا از روز اول برنامه‌ریزی می‌کنیم و به دقت و با حوصله تک تک منابع امتحانی را مطالعه می‌کنیم؟ یا اینکه از دو روز اول لذت می‌بریم و عصر روز سوم تازه یادمان می‌افتد که امتحان مهمی داریم و هنوز برای آن مطالعه نکردیم؟
به نظرم مورد دوم باورپذیرتر است. حداقل تا جایی که من دیدم، بیشتر افراد به جای اینکه به تدریج مطالب درسی را مطالعه کنند، ترجیح می‌دهند آن‌ها را شب امتحان بخوانند. اما این عادت غلط باعث افت نمرات، عدم یادگیری و در نهایت عدم نتیجه‌گیری ما در امتحانات می‌شود. اما این تنها مثال قانون پارکینسون در مطالعه نیست.
اگر کنکوری باشید یا قبلا کنکور داده باشید، احتمالا با گوشت و پوست و استخوانتان قانون پارکینسون را لمس کردید! بیشتر دانش آموزان در سال منتهی به کنکور، از همان ابتدای سال به فکر برنامه ریزی برای کنکور و مطالعه آن نیستند. شاید کم و بیش برای آن مطالعه کنند، تست بزنند یا حتی در آزمون‌های شبیه‌ساز شرکت کنند، اما به طور جدی برای کنکور مطالعه نمی‌کنند.
اما در ماه‌های انتهایی و تقریبا بعد از عید نوروز، تازه به فکر این می‌افتند که برای موفقیت در کنکور باید با برنامه‌ریزی درس بخوانند. نتیجه این می‌شود که تازه شروع می‌کنند به مطالعه جدی و در بیشتر موارد هم موفق نمی‌شوند تا در رشته و دانشگاه مورد نظرشان قبول شوند. در حالی که اگر از همان ابتدا با برنامه‌ریزی خودشان را محیای شرکت در کنکور می‌کردند، شانس به مراتب بیشتری برای قبولی در این آزمون داشتند.
مدیریت زمان با قانون پارکینسون یعنی مدیریت زندگی
اگر میخواهید رشته زندگی از دست‌تان در نرود و بتوانید طعم شیرین یک زندگی لذت بخش را تجربه کنید، لازم است مدیریت درستی روی زمان و انرژی خود داشته باشید. مدیریت زمان یعنی مدیریت زندگی. زمان نقش مهمی در زندگی ما دارد.تصور کنید زندگی شبیه به خودرویی است که شما راننده آن هستید و باید بتوانید آن را مدیریت کنید. اگر این خودرو بدون راننده در مسیر جاده رها شود چه اتفاقی می‌افتد؟
زندگی نیز همین وضعیت را دارد، اگر بدون سکان دار رها شود، معلوم نیست چه بلایی سرش می‌آید. اگر زندگی خودمان را به حال خودش رها کنیم، نمی‌توانیم به موفق شدن خودمان امیدی داشته باشیم. می‌توانید زمان خود را با استفاده از این نرم افزارهای برنامه ریزی مدیریت زمان نمایید. در حال حاضر روش‌های علمی و به روزی وجود دارند که می‌توانید با کمک آن زمان، این طلای ارزشمند زندگی خودتان را مدیریت کنید و از زندگی‌تان بهره و محصول بهتری بگیرید.
اگر به همه کارهای خود نمی‌رسید، مدیریت زمان با قانون پارکینسون را یاد بگیرید
اگر شما هم جزو افرادی هستید که به کارهای خودتان نمی‌رسید و انبوهی از کارهای انجام نشده دارید، می‌توانید از قانون پارکینسون برای پیشبرد کار خودتان کمک بگیرید. با مدیریت زمان می‌توانید سرمایه عمر خود را صرف کارهای درست کنید و آن را هدر ندهید.
مدیریت زمان و نظم شخصی می‌تواند زندگی شما را دستخوش تغییرات خوبی قرار دهد. با مدیریت زمان می‌توانید کارهای خود را سرموقع و با دقت انجام دهید. برای زندگی خودتان هدف و برنامه داشته باشید.
اهداف و برنامه‌های خود را مکتوب کرده و طبق آن پیش بروید. شما می‌توانید فهرست اهداف و برنامه‌های خودتان را تهیه کرده و برای رسیدن به اهداف خود برنامه ریزی درستی را در پیش بگیرید و به پیش بروید.
چگونه می‌توانیم زمان خودمان را با قانون پارکینسون به خوبی مدیریت کنیم؟
اگر میخواهید زمان خودتان را مدیریت کنید، راهکارهای مختلفی برای این کار وجود دارد. نظم شخصی و مدیریت زمان می‌تواند به افزایش کیفیت زندگی شما کمک کند. قبل از هر چیز باید بدانید که تغییر یک شبه رخ نمی‌دهد ولی برای تغییر کردن هم عمر نوح ندارید و باید سریع وارد عمل شوید.
هدف گذاری کنید
اولین مرحله برای غلبه بر قانون پارکینسون هدف گذاری است. تا زمانی که اهداف درستی نداشته باشید، احتمالش زیاد است که به اهمال کاری روی بیاورید. پس قبل از هرچیز باید اهدافتان را مشخص کنید. اهداف شما باید:
- واقع بینانه
- قابل دسترسی
- ملموس
- و تاثیرگذار باشند
هدف گذاری باعث می‌شود ما از مسیر خود منحرف نشویم و بتوانیم با سرعت و دقت بیشتری حرکت کنیم. یادتان باشد که علاوه بر هدف، باید زمان و منابع مورد نیاز برای دستیابی به آن را هم مشخص کنید. همچنین سعی کنید گام‌هایی که در این راستا باید بردارید را مشخص کنید. مثلا اگر هدف شما این است که درس زیست را تا پیش از عید تمام کنید، مشخص کنید که چه میزان زمان و چه کتاب‌هایی را برای این کار نیاز دارید.
کارهای غیرضروری را کنار بگذارید
براساس قانون پارکینسون ما می‌توانیم کارهای غیرضروی و بی اهمیت را از زندگی خودمان حذف کنیم. در واقع زمان خودمان را به کارهای مهم و با اهمیت اختصاص بدهیم. تصور کنید که مدیر شرکتی هستید و باید مدیریت پرسنل و سازمان خود را برعهده داشته باشید.
در این صورت چون مسئولیت تعداد افراد دیگری نیز با شما است، زمان عنصر مهمی در زندگی شما خواهد بود. حالا تصور کنید در مسیر تبدیل شدن به مدیری موفق هستید. در واقع همه ما فارغ از اینکه مدیر باشیم یا کارمند، در قدم اول، مدیر و مسئول زندگی خودمان هستیم.
حواس پرتی را کاهش دهید
تقریبا در تمام مقالات افزایش تمرکز خود گفتیم که اگر به دنبال متمرکز بودن و افزایش بازدهی هستید، باید عوامل حواس پرت کن را از خودتان دور کنید. برای مثال حتی اگر برای خودتان ضرب العجل هم تعیین کرده باشید، باز هم وسوسه می‌شوید که در هنگام کار یا مطالعه، سری به اینستاگرام یا گوشی خود بزنید. پس بهتر است که هنگام انجام کار یا مطالعه هرچیزی که ممکن است حواس شما را پرت کند را کنار بگذارید و از خود دور کنید. استفاده از تکنیک پومودورو که در راهکار قبلی به آن اشاره کردیم می‌تواند به شما در این کار کمک کند.
هر شب کارهای روز بعد را یادداشت کنید
برای شروع و در ادامه بهتر است قبل از خوابیدن، کارهای روز بعد خود را یادداشت کرده و برای هر کدام زمانی را اختصاص بدهید. این کار را در برنامه روزانه خود قرار دهید. یادتان باشد هر شب باید برنامه‌های روز بعد و زمان هر کدام را مشخص کنید.
برنامه‌های روز بعد را واقع‌بینانه و واقعی بنویسید و سعی کنید تا حد امکان طبق برنامه پیش بروید. ممکن است روزهای اول نتوانید به صورت کامل و صد درصد همه برنامه نوشته شده را اجرا کنید ولی کم کم یاد می‌گیرید که هر روز را با برنامه آغاز و با برنامه به پایان برسانید.
الویت‌ها را در نظر بگیرید
حواستان باشد برخی کارها از الویت بالاتر و برخی دیگر از الویت پایین‌تری برخوردار هستند. باید الویت و ضرورت انجام دادن کارها را به خوبی معلوم کنید. کارهای با الویت بالاتر باید ابتدا مورد توجه قرار گیرند.
برخی اوقات ما زمان خود را صرف کارهای بی الویت و بی اهمیت می‌کنیم که صدمه زیادی به ما می‌زند. باید الویت‌ها را درنظر گرفته و با دقت پیش برویم.
اگر ندانید چه کارهایی در زندگی شما الویت دارند، زمان خودتان را بیهوده به هدر می‌دهید و انرژی و زمان شما صرف کارهای با الویت پایین تر شده و دیگر زمان و انرژی برای پرداختن به کارهای دیگر نخواهید داشت.
کارهای خود را دسته بندی کنید
بهتر است کارهای خودمان را منظم کنیم و در واقع کارها را دسته بندی کنیم. کارهایی که از یک سنخ هستند باید در یک دسته قرار گیرند. در این صورت بهتر می‌توانیم به زندگی خودمان نظم ببخشیم.
کارهای از یک سنخ را در یک دسته قرار دهید و برای مدیریت زمان آن‌ها، برنامه‌ای مشخص و دقیق داشته باشید. در همین دسته بندی کارها می‌توانید الویت‌ها را نیز مشخص کنید. با دسته بندی کارها، وظایف و مسئولیت‌هایی که الویت بالاتری دارند مشخص خواهند شد.
کارهای مهم، ضروی و لازم را دسته بندی کرده و متناسب با هر کدام برنامه ریزی کنید. برخی کارها ضروری هستند و باید حتما انجام شوند ولی می‌توان از انجام برخی کارها صرف نظر کرد. این موارد را هر کسی خودش باید مشخص کند.
اتلاف کننده های زمان را بشناسید
هر یک از ما به تناسب وضعیت زندگی و شرایطی که در آن هستیم، ممکن است درگیر اتلاف کننده‌های مختلفی باشیم. باید عادت‌های بد خودمان را به خوبی بشناسیم و اتلاف کننده‌های زمان را بشناسیم.
مثلا اگر جزو افرادی هستید که زیاد با تلفن صحبت می‌کنید و بخشی از زمان شما صرف حرف زدن‌های بیهوده می‌شود باید این را به عنوان اتلاف کننده زمان بشناسید و برای خلاص شدن از چنین عادت‌هایی تلاش کنید. اتلاف کننده‌های زمان برای هر شخصی می‌تواند متفاوت باشد.
برای یکی صحبت کردن بیش از حد با تلفن و برای دیگری خوابیدن بیش از حد و … می‌تواند جزو اتلاف کننده‌های زمان باشد که باید آن‌ها را شناسایی کرده و برای خلاص شدن از آن‌ها تلاش کند.
از تکنیک جعبه زمانی یا Time Boxing استفاده کنید
آخرین راهکار پیشنهادی ما برای مقابله با قانون پارکینسون تکنیک تایم باکسینگ است. این روش برای مدیریت زمان استفاده می‌شود و بیشتر افرادی که از آن استفاده کردند شاهد بهبود چشمگیر عملکرد خود در انجام کارهایشان شدند. برای استفاده از این روش کافی است خودتان را مجبور کنید که در یک مدت زمان مشخص (مثلا یک یا دو ساعت) کاری که به شما محول شده است را حتما تمام کنید.
استفاده از این روش باعث می‌شود که شما تمام توان خودتان را به کار بگیرید و زمان خود را با انجام کارهای نه چندان مفید هدر ندهید. مثلا اگر به مثال خرید هدیه برای تولد برگردیم، شما می‌توانید فقط ۲ ساعت زمان را به انجام این کار اختصاص دهید. به این ترتیب دیگر در دام کمال گرایی (خرید بهترین هدیه ممکن) و البته اصل پارکینسون نمی‌افتید.
جمع‌بندی
نکته بسیار مهمی که در استفاده از قانون پارکینسون باید مد نظر قرار دهیم این است که این قانون، باید ضرب‌الاجل انجام کارها را به کمترین میزان ممکن برساند، نه آنکه آن‌قدر زمان را کم کنیم تا کیفیت کار به پایین‌ترین حد ممکن تنزل کند.
فلسفه وجود قانون پارکینسون انجام کارها با کیفیت عالی و در کمترین زمان ممکن است، نه فاجعه‌ای که باعث شود شغل خود را از دست بدهیم. امیدواریم بتوانید با استفاده از قانون پارکینسون، کیفیت و سرعت کارهایتان را بالا ببرید.
